REUNION COMPAÑEROS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS Y EL DR. FERNANDO JARAMILLO-CONTROL INTERNO -SOBRE EL DOCUMENTO DE RESPONSABILIDAD FISCAL EN EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS.

Manizales, 1º de febrero de 2012

 

 
REUNIÓN COMPAÑEROS ASISTENTES ADMINISTRATIVOS Y EL DR. FERNANDO JARAMILLO - CONTROL INTERNO - SOBRE EL DOCUMENTO DE RESPONSABILIDAD FISCAL EN EL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS.
 

Asistentes:

Fernando Jaramillo - Mario Cesar López - Jorge Alberto Gómez - Javier Hernán Ramírez - Alberto Salazar - Germán Rosendo Díaz - Andrés Felipe Vásquez.
 
Antecedentes:
Una nueva carta enviada por el Área de Control Interno a los Asistentes Administrativos en el Almacén General, en la cual se habla de responsabilidad fiscal sobre el manejo de activos sobre los que no se tiene un manejo definido de responsabilidades, no hay como individualizarlas, en tanto los ponen a responder por todo y los profesionales quedan por fuera de la responsabilidad, además del mal ambiente de trabajo que ha motivado el proceso de dirección en éste frente de trabajo, se pidió una reunión con el Área de Control Interno, con lo cual se ha buscado una salida coherente al tema.

Intervenciones:
 
Fernando Jaramillo (Jefe Control Interno)

 12 Pruebas selectivas que iban para Relaciones Laborales.

·  Inconsistencias de 2.500 millones en las bodegas de localidades (One Word )

·  No había soporte suficiente para el manejo de la prueba.

·  Equivocaciones en la implementación del debido proceso.

·  Ejemplo transformador Subestación Peralonso que terminó en Norcasia.

·  Ha pedido repetir el proceso para efectos de establecer los faltantes.

·  Esas doce selectivas se hicieron en el Almacén - Faltantes de 15 ó 60 MILLONES DE PESOS.

·  A ninguno le han entregado oficialmente el Almacén.

·  Pregunta el compañero Alberto Salazar que hace un año habían entregado el Almacén y estando en bodega de aprovechamiento.

 Dr. Jaramillo:

Los límites de la responsabilidad no están delimitados.

 
Plenaria:

·  Los trabajadores no van a buscar un enriquecimiento con una tuerca.

·  El desorden ha sido más administrativo.

·  La seguridad para que la gente no entre al Almacén es solo un gancho.

·  Los jefes entran y salen del Almacén, pero no tienen responsabilidad sobre el tema.

·   El ambiente de trabajo es muy complejo, los antiguos son los malos.

·   El manejo administrativo es muy malo.

·   No se volvieron hacer selectivas.

·   Se maltrata a los Auxiliares - Solo se habla de minimizar costos.

·   Se tiene falencia de personal.

·   Que pongan vigilantes, cámaras o la seguridad que requieran, pero que no los traten como ladrones.

·   Ninguno en Navidad pudo asistir a las actividades de Empresa.

·   El aniversario del fallecimiento de su señora madre no pudo ser acompañado por el compañero que en el Almacén fue amenazado por la Empresa si iba.

·   Todavía no se ha podido terminar el inventario de medidores.

·   Se iban a comprar más medidores cuando había en existencia hasta para dos años.

·    Dos compañeros han enfrentado graves inconvenientes por stress laboral, Alberto Salazar y Julián Ortiz a quienes les cargaban trabajo sobre trabajo.

·   La bodega número dos no está siendo manejada por trabajadores de Chec, temporales.

Nota: Que quede claro que a un trabajador no se le pueden asignar labores de custodia.

 
CONSIDERACIONES GENERALES:

·    El Control Interno es un proceso de ayuda y se busca que la gente genere su propio auditaje.

·    Se debe demostrar la necesidad para la consecución de recursos. (selectivas y/o tiempo extra)

·     Las selectivas son una necesidad.

·    Se le debe solicitar a Gestión Humana el acompañamiento frente al ambiente de trabajo.

·   El inventario vs Almacén abierto - Crear para el efecto un plan de contingencia.

·   Construir de conjunto un plan de mejoramiento. Se necesita saber que se tiene, como funciona y que se necesita.

·   La claridad frente al manejo de inventarios es fundamental para el tema de aseguramiento.

·   Se debe crear confianza.

·   Se ha recomendado no iniciar procesos de responsabilidad fiscal, administrativa o disciplinaria, por cuánto la delimitación de la responsabilidad no ha sido establecida.

·  Control Interno ha manifestado que igual va a investigar el procedimiento frente al desembolso del dinero para la compra de un carro canasta que aún no ha llegado (Verificar)

·  Se le dará respuesta, en cuánto a la falta para delimitar responsabilidad, al documento enviado por Control Interno sobre responsabilidad fiscal en el Almacén.

·  Se tienen profundas debilidades en el caso de interventorías.

·  No todas las prácticas empresariales en el manejo de inventarios impuestas por - epm - son aplicables en Chec.

Debilidad: El equipo de profesionales encargado del Almacén General puede tener mucha competencia académica, muy poco manejo de personal, no tienen la práctica y por esa situación se ha generado un muy mal ambiente de trabajo en el Almacén.

 
Ejemplo practico del desorden administrativo: (Los medidores) Se han orientado cosas como votar medidores que se pueden reutilizar y se habló de la perdida de múltiples medidores que en la práctica están instalados - Hay más de 1.500 medidores de más, no relacionados - Medidores en bodega que aparecían como nuevos y estaban viejos - En el proyecto PRR se pidieron hasta 10 mil medidores, cuando solos se instalaron dos mil, muchos miles de medidores se dañaron. El mayor desorden administrativo.

Se habla dicho que se hacían malos inventarios, cuando la realidad era otra, al personal no le daban ni las herramientas ni la logística. No se volvieron hacer selectivas.

CONCLUSIÓN GENERAL:

·  Se diligenciarán las encuestas solicitadas a cada Asistente, se espera que  los    profesionales también san incluidos.

·  Trabajar por un plan de mejoramiento que se debe trabajar de manera conjunta.

·  Control Interno asignará dos auditores que precisarán el tema de inventarios y que seguramente frente a la falta de orden administrativo y realidades en ese sentido - empalme ONE WORD - nunca hubo un inventario, cruces y compensaciones, buscarán una solución integral que no privilegie responsabilidades individuales que nos lleve a una completa depuración de procesos.

·  Control Interno acepta hoy que no se tiene como individualizar y delimitar hoy, como esta el asunto, responsabilidades.

·  Sobre el ambiente de trabajo, que se debe impactar, con el apoyo del Comité de Gerencia, para el Almacén.

 
Para constancia obró como relator,

 

OSCAR ARTURO OROZCO S

Presidente.
 
Copia: Gerente Chec - Asistentes Almacén - Dr. Fernando Jaramillo.

Manizales, 1º de febrero  de 2012

 

DoctorBRUNO SEIDEL ARANGOGerente
CHEC S.A. E.S.PCiudad.
 

 

Asunto: Plan de Mejoramiento Almacén General y Almacenes Satélites.
 

Respetado Doctor:

Anexo acta de reunión que sostuvimos en la oficina de Control Interno y que nosotros convocamos, esperamos que la Gerencia tome las decisiones correspondientes y se atienda la solicitud de los trabajadores.

 

Para constancia se suscribe,

OSCAR ARTURO OROZCO S

Presidente.

Copia: Contraloría General De Medellín - Fernando Jaramillo (Jefe Control Interno)